Gamla hjulspår eller nytänk

I staden Drachten i Holland var man inte nöjd med trafiksituationen. Så för att göra trafiken säkrare tog man bort alla skyltar och trafikljus...

Ojdå, hur gick tankarna i den planeringen? Jo, jag tror att någon faktiskt tillät kreativiteten att flöda, och vågade tänka annorlunda. Och det fungerade!

När vi jobbar med att fokusera verksamhet av olika slag är det givetvis viktigast att vi vet vad vi vill åstadkomma - vilka mål vi har. Men sen är det dags att planera de insatser som ska göra att målet blir verklighet. Här är risken stor att vi gör "som vanligt" och väljer det agreppssätt som ligger närmast till hands.

Just ordet angreppssätt tycker jag är viktigt att stanna vid. Det är vidare och "grövre" än metod, verksamhet, insats och aktivitet, även om det ibland sammanfaller med metod.

När målen är identifierade är vi ofta ganska trötta på teoretiska tankeövningar och vill börja arbeta på riktigt. Men då missar vi en möjlighet till kreativt arbete som kan resultera i att vi får mycket roligare när det sedan är dags att börja jobba operativt. Därför ska vi stanna vid angreppssättet och ställa frågan:

Vilka möjliga vägar kan finnas för att nå vårt mål?

Passa på att brainstorma ordentligt! Tänk annorlunda! Tänk tvärtemot! Bjud in människor som inte är färgade av ämnet och ta emot helt nya infallsvinklar från dem! Tänk gärna stort, och sätt in det egna målet i dess sammanhang av förutsättningar och beroenden! Det finns kanske spakar långt bort i systemet som har stor effekt för vårt område?

Ta också chansen att fundera över vilka talanger, erfarenheter och andra tillgångar som ni faktiskt har tillgång till - de kan vara avgörande för valet av angreppssätt.

Resultatet av den här processen är ett antal mer eller mindre vettiga eller galna förslag på angreppssätt för att nå målet.

Nästa steg blir att vara lite mer realistisk och förnuftig och välja ut de angreppssätt som bäst bör kunna leda till målet. Och sedan bland dem välja det slutliga angreppssättet.

Först nu är det dags att fundera över vilka insatser som krävs för att nå det önskade målet med det valda angreppssättet. Och då är vi inne i detaljplaneringen - med tidplan, budget, mänskliga reusrser, ansvar etc.

Kom ihåg att det kan faktiskt vara så att de gamla hjulspåren visar sig vara det bästa angreppssättet. Så bra, då vet vi det!

(DN-artikel om trafiken i Drachten)

Nödvändigt och tillräckligt

Det var en gång en man som bestämde sig för att själv bygga ett litet gästhus på tomten. Han ägnade all sin fritid till projektet. Han gick en snickarkurs, inredde en liten byggverkstad i garaget, sökte billigt virke på nätet, läste böcker om konstruktioner, fuktskador och linoljefärger, samtalade med yrkesmän och vänner. Han röjde, grävde och krattade på tomten där huset skulle stå. Ja, alla kunde se att allt han gjorde på sin fritid hade med husbygget att göra.

Och månaderna gick, ja åren gick, men ingen såg något gästhus på gården...

Förhoppningsvis trivdes mannen med sin sysselsättning och upplevde den som viktig och meningsfull. Och det har ju ett stort värde, i synnerhet om det inte drabbar någon annan negativt. Men något hus blev det inte, såvitt vi vet.

Det intressanta med historien är att vi direkt tänker: "Men behöver han verkligen göra det där för att huset ska bli verklighet"? Vi tycker att han gör en del onödiga saker. Vi tycker dessutom att han missar en del saker som han faktiskt borde göra för att huset ska bli verklighet.

Den här typen av planering är ju vanligtvis ganska enkel när det gäller produktion - som husbygge eller kakbak: Det går hyfsat lätt att finna vad som är både nödvändigt och tillräckligt för att målet ska nås - för att planen ska bli verklighet. När någon ingrediens eller något moment saknas eller är överflödigt ser vi det genast.

När vi jobbar med mindre tydliga verksamheter blir detta svårare. Därför är målarbetet så mycket viktigare här. Men tyvärr missar vi ofta den målfokusering som behövs. Det kan bero på att vi redan från början har ett göra-perspektiv. Organisationen eller projektet har väckts för att man menar att något borde göras. Ingen har funderat över målet: Den situation som råder när görandet har nått sitt syfte. Det kan också bero på att verksamheten möjliggör massor med insatser som var för sig är mycket viktiga och skänker tillfredsställelse för personerna som utför dem.

Men ingen har funderat över vad insatserna tillsammans ska åstadkomma.

Detta kan få till följd att man bränner mycket energi på viktiga saker - ja, man kanske till och med bränner ut sig - utan att de samverkar till en verklig förändring.

Många organisationer har kommit längre, och faktiskt lyckats formulera mål. Men i stället för att fundera på vad som är nödvändigt och tillräckligt för att målen ska nås använder man dem som någon slags sorteringsmall för insatser. "Den här verksamheten har ju bäring på det här målet - så det är OK". Då får man grupper av insatser som handlar om samma sak som målet, men ingen funderar på om de tillsammans gör verklighet av målet - om de är både nödvändiga och tillräckliga för att nå ända fram. Därmed riskerar man att använda viktiga resurser på insatser som man kunnat strunta i, och missar att utföra insatser som faktiskt krävts. Precis som mannen med gästhuset.

Fokuseringen på nödvändigt och tillräckligt hjälper oss alltså att välja bland allt det viktiga som ska göras, och att motivera varför vi avstår från vissa insatser. På köpet blir kommunikationen både inom organisationen och utåt enklare och tydligare, vilket motverkar felaktiga förväntningar och onödiga motsättningar.

I många fall är det faktiskt så att det finns flera vägar att gå, med olika tänkbara kombinationer av insatser som nödvändiga och tillräckliga för att nå målet. Här finns ett kreativt utrymme att ta hänsyn till intressen, skicklighet, erfarenhet, kompetens och andra faktorer som ger insatserna energi och kraft att uppfylla målet. Därför är också valet av angreppssätt för att nå målet en viktig punkt. Den återkommer vi till.

Famna lagom

I ett uppdrag jag genomförde fick jag kontakt med en liten, ganska lokal, svensk organisation där några få personer med stort ideellt engagemang kämpade för människor och samhälle i ett område i världen som drabbats oerhört hårt av en långsam naturkatastrof. Insatserna genomförde man främst i sin hemort i Sverige, och de handlade till stor del om informationsaktiviteter vid seminarier och i skolor, för att göra situationen känd.

När jag läste en av organisationens rapporter om arbetets effekt stannade jag plötsligt upp. Rapportförfattaren konstaterade nämligen uppgivet att organisationen hade svårt att bevisa att insatserna förändrat situationen i det utsatta området. Det hördes nästan en suck ur formuleringen.

Det här var för mig ett tydligt exempel på hur man riskerar att bränna ut sig själv genom att sätta för höga mål. Det är ett mycket vanligt fenomen. Som mål för sin verksamhet anger man det man vill bidra till, och då är man ute på områden där man inte har makt och ansvar att lova någonting.

Det är i och för sig viktigt att ha klart för sig vad man vill bidra till, men avgörande för framgången är att man vet vad man tar ansvar att bidra med - det man faktiskt åtar sig att leverera.

Tänk dig en stor flod som bildas av många åar och bäckar. Din verksamhet är en av dessa bäckar. Och du vill bidra till att vattnet är rent och fint när floden når havet. Men det kan du inte ta ansvar för! Däremot kan du ta ansvar för ditt eget bidrag till detta. Det du bidrar med.

Med fokus på det man kan och ska leverera följer ökad motivation och tillfredsställelse. På köpet kanske man får upp ögonen för de andra som ger sina unika bidrag till samma gemensamma mål, och upptäcker hur man bäst samverkar.

Den lilla organisationen jag mötte gjorde ett strålande jobb. Men man hade inte definierat vad man själv var bäst på att bidra med till det stora ändamålet. Det fanns helt klart stor potential att ytterligare begränsa sitt åtagande och med sin unika kompetens leverera ett litet men mycket skarpt bidrag till utvecklingen. I stället var man nästan uppgiven inför det stora problemet och den egna litenheten. Helt i onödan.

Vad ska vi bidra med? Vad har vi makt att förändra? Vad tar vi ansvar för? Vad tänker vi leverera?

De frågorna kan vässa ett litet trubbigt verktyg och frigöra mycket energi!

Åstadkomma

"Åstadkomma" - ett gammalt och klumpigt ord. Javisst, men det fungerar väldigt bra när man funderar över sitt liv eller sin verksamhet med ett målinriktat perspektiv. I Nationalencyklopedins ordbok förklaras ordet så här: "Få att bli verklighet". Det är precis vad målfokusering handlar om.

Jag sätter gärna ordet "åstadkomma" i relation till ordet "göra".

Pröva själv, när du är involverad i ett samtal eller en egen tanke kring en verksamhet. "Vad är vårt fokus just nu? Vad vi ska göra eller vad vi ska åstadkomma? "

Ett mål beskriver ju alltid situationen som den ser ut när man gjort verklighet av sina intentioner. Med ett tydligt mål för ögonen reduceras insatserna till vad som både är nödvändigt och tillräckligt för att nå ända fram.

Den fokuseringen är hyfsat enkel när man bygger en altan eller ska baka en äppelkaka. När man jobbar med mer abstrakta processer är det svårare. Och viktigare. Vad är målet med att gå en viss utbildning, eller vad sätter man upp för konkreta mål när man vill främja vuxnas lärande, eller motverka segregation?

Prova att granska några icke-producerande organisationers målsättningar, och jag lovar att du i en mycket stor

del av fallen kommer att se formuleringar som beskriver vad man ska göra. Hur det ser ut när man lyckats beskrivs inte.

Att jobba grundligt med mål är mycket spännande. Det beror till stor del på att vi utmanande närmar oss vårt eget hjärta, vare sig det handlar om mig själv som person eller om vår organisation. När man grubblar över vilken verklighet man vill åstadkomma är man nämligen mycket nära meningen med sin egen existens. Därför finns ytterligare ett ord som är viktigt i anslutning till gör och åstadkommer, nämligen "är"!

Den egna identiteten är avgörande för vad vi strävar att åstadkomma, och hur vi gör detta. Man kan se relationen mellan begreppen som tre cirklar i varandra. Den innersta representerar är, den mittersta representerar gör och den yttersta åstadkommer. Tillsammans skapar de helheten.

Många individer och organisationer jagar omkring i facket gör. Där råder verksamhets- och aktivitetsfokuseringen, ibland till och med -raseriet. Alltför få är målfokuserade med fokus på facket åstadkommer. För att hitta dit måste man vara grundligt förankrad i facket är.

Mina erfarenheter ligger främst i arbetet att kartlägga och processa fram organisationers mål. Men det blir allt tydligare för mig hur avgörande förankringen i varandet är för att målarbetet ska lyckas. Här ligger ju grunden och motivationen för de mål man väljer.

Välkommen!

I den här bloggen delar jag tankar och erfarenheter kring människors och organisationers arbete för att vara så bra som möjligt. Alla vill ju vara bra, och gör därför en massa saker.

I mitt arbete - oavsett vad jag gjort - har jag märkt att fokus gärna hamnar just på göra. Man startar projekt och verksamheter och sliter hund för att göra, göra, göra... Men inte sällan drabbas såväl organisationer och individer av nära-väggen-upplevelser, som mer eller mindre förlamar görandet och skapar ännu mer frustration.

Jag har de senaste 6-7-åren haft förmånen att medverka i processer för att klargöra vad man egentligen vill åstadkomma med görandet. Då har jag sett vilken kraft som finns i det perspektivet. Mål-perspektivet. Med målen i stället för verksamheterna för ögonen blir det mycket lättare att fokusera, prioritera och frigöra energi. Det är som om man fått tag i en livlina och plötsligt kan använda de resurser man hela tiden haft, för att börja dra sig i rätt riktning. Som stöd kan jag bara vara bollplank, spegel och metodstöd. Resurserna finns alltid i människorna och organisationen själva.

På konsultspråk kallas det jag gör för stöd till "strategisk planering". Det är svårt att själv ta sig till det helikopterperspektiv som krävs för sånt arbete, när man sitter i smeten. Därför behövs sådana som jag ibland. För en kort period.

Men varför heter bloggen "Så att"? Jo - det är ett av de viktigaste hemliga verktyg jag använder för att hjälpa människor och organisationer att identifiera vilka mål de egentligen försöker nå. Prova själv: "Jag jobbar varje dag - så att..." (...jag får pengar, ...jag förändrar världen, ...jag får socialt umgänge... eller?) Vill man grotta ännu längre så fortsätter man med "så att..." även efter svaret. Till slut har man en liten målhierarki att hänga på väggen.